Entrevistador: Es importante organizar esto con anticipación, por eso hoy estamos hablando sobre los representantes médicos y el acceso a los expedientes médicos de sus hijos. Nuestros invitados de Woodlawn Hospital son Brooke Nice, directora de Manejo de Información de Salud, y el Dr. Jerrod Feldman, pediatra. Esto es Woodlawn Health Doc Talk. Gracias por acompañarnos. Brooke, Dr. Feldman, bienvenidos.

Brooke Nice, RHIA, BSHIM: Gracias por invitarnos.

Jerrod Feldman, MD: Un gusto estar aquí.

Entrevistador: Qué bueno tenerlos con nosotros. Primero, Brooke, para quienes no están familiarizados, en pocas palabras, ¿qué es un representante médico en relación con una plataforma como MyChart, que muchos de los que nos escuchan probablemente conocen?

Brooke Nice, RHIA, BSHIM: Claro que sí. El acceso como representante permite que personas como padres, tutores legales, cónyuges u otros individuos que tengan un poder legal para decisiones médicas, por ejemplo, puedan iniciar sesión en su propia cuenta de MyChart y luego conectarse a la información médica del paciente al que cuidan y representan.

Entrevistador: Y doctor, desde su experiencia, ¿por qué es tan beneficioso contar con un representante médico para los niños?

Jerrod Feldman, MD: He tenido experiencias con padres que estaban muy contentos de poder regresar más tarde y revisar las instrucciones que pudimos haber dejado en el expediente sobre algún asunto relacionado con el paciente, o poder revisar datos como las tablas de crecimiento en percentiles o las indicaciones que se dieron. También pueden usarlo para enviar mensajes, ya sea para solicitar una cita, preguntar cuándo deberían darle seguimiento con alguien, o hacer una pregunta general. Es mucho más fácil acceder así y hacerlo según su propio horario, sin tener que preocuparse por contestar una llamada cuando están trabajando o tratar de coincidir con alguien por teléfono.

Entrevistador: Entiendo. Entonces, Brooke, ¿quiénes exactamente pueden convertirse en representantes médicos?

Brooke Nice, RHIA, BSHIM: Existen varios tipos de representantes que sí permitimos. Por ejemplo, padres biológicos, padres adoptivos, tutores permanentes, siempre con la autorización correspondiente del paciente o del tutor legal, especialmente en el caso de menores. Otros representantes aceptados pueden incluir a un vecino, un hijo adulto para su padre o madre, abuelos o padrastros. Esos son algunos ejemplos de los distintos tipos de representantes.

Entrevistador: Entonces, doctor, parece que antes de seguir adelante, no es tan importante quién sea el representante, siempre y cuando haya uno, ¿correcto?

Jerrod Feldman, MD: Absolutamente. Tenemos abuelos maravillosos que están muy involucrados en la vida de sus nietos, mientras que los padres están ocupados en el trabajo, y esto les permite cumplir una función vital, ya sea a través del acceso como representante al expediente médico o incluso llevando a los niños a sus citas. Definitivamente es de mucha ayuda cuando este sistema está configurado, porque nos permite tener una forma fluida de comunicarnos y de compartir información.

Entrevistador: Porque a veces la información que manejan, ¿verdad doctor?, requiere tomar decisiones rápidas, ¿cierto?

Jerrod Feldman, MD: Claro. Hay resultados de laboratorio, distintos tipos de estudios de imagen como radiografías y cosas así. Esto nos ayuda a interactuar con las familias. En mi experiencia usando este sistema, es muy útil cuando recibimos un resultado o alguna información y podemos enviársela a un familiar, y luego ellos pueden responder y darnos una actualización de cómo está el paciente, o tener un acceso más fácil para enviarnos información conforme la condición del paciente va cambiando.

Entrevistador: Entonces, Brooke, ¿qué necesitan los padres para convertirse en representantes?

Brooke Nice, RHIA, BSHIM: Para que los padres puedan convertirse en representantes, hay formularios de autorización que deben completarse. Esto es para proteger la privacidad del paciente y cumplir con los requisitos federales y estatales. Dependiendo del tipo de acceso que estén solicitando y del grupo de edad de la persona o del paciente, se determina qué tipo de formularios se deben completar.

Entrevistador: Y Brooke, existen dos tipos de representantes específicamente para las edades de 14 a 17 años, ¿verdad?

Brooke Nice, RHIA, BSHIM: Correcto. Este grupo de edad está protegido de manera separada, dependiendo del tipo de acceso, ya que pueden consentir ciertos tratamientos sin la autorización de mamá, papá o del tutor legal. Y entonces en ese caso, contamos con dos tipos diferentes de acceso. Existe un acceso limitado, que restringe la posibilidad de ver cosas como medicamentos, citas y cierta información altamente protegida, especialmente cuando ese grupo de edad da su consentimiento para tratamientos por su cuenta. Con el acceso completo, ese acceso limitado desaparece, por lo que se puede ver todo el expediente: los medicamentos y esas protecciones adicionales que se establecen.

Entrevistador: Dr. Feldman, ¿algo que añadir?

Jerrod Feldman, MD: Creo que, mientras los padres puedan llamar a la oficina y hacer preguntas, es un proceso bastante sencillo. Solo requiere seguir algunos pasos de manera ordenada. He visto a muchas personas inscribirse recientemente, y realmente ha sido un gran beneficio tanto para los padres como para la práctica, que también lo agradece, porque facilita que las enfermeras manejen mejor el flujo de información.

Entrevistador: Y hablando de eso, doctor, quizá podría comentarnos sobre el hecho de que, como ustedes bien saben, muchos pacientes y sus seres queridos sienten rechazo a llenar formularios, ya sea el papeleo tradicional en persona o los formularios en línea con anticipación. ¿Qué le diría a quienes piensan “ah, me preocuparé por eso cuando llegue el momento”?

Jerrod Feldman, MD: Para ser honesto, este proceso en realidad puede mejorarles la vida en cuanto a cómo funciona todo, porque incluso lo hemos usado para cosas tan simples como notas escolares. La información médica protegida tiene mucha regulación y es muy difícil para nosotros reenviar ese tipo de información. No es tan sencillo como simplemente entregar una nota a la escuela. Tenemos que proporcionársela a alguien que, en este caso, sea el representante. Podemos adjuntarla a su cuenta de MyChart y enviársela al padre o tutor, y luego ellos la llevan a la escuela. Así no tenemos que preocuparnos por confirmar la tutela u otros detalles en cada llamada telefónica. Esto funciona como una cobertura más general, y en realidad les hace la vida un poco más simple y fácil.

Entrevistador: Y en esa misma línea, Brooke, supongo que una parte clave aquí es que hoy en día, de manera electrónica, esto permite que el expediente de un paciente, en este caso de un menor, viaje con él, por decirlo así, de modo que si alguien como los padres o tutores no está presente, no necesariamente tiene que estarlo, ¿cierto?

Brooke Nice, RHIA, BSHIM: No necesariamente tienen que estar presentes. Ahora bien, parte de eso depende del acceso a MyChart. Así que en ese grupo de edad de 14 a 17 años con el acceso completo, el adolescente puede tener acceso a su propia cuenta de MyChart. Así que puede viajar con su expediente. En el grupo de edad de cero a 13 años, ellos no pueden tener acceso a su propio MyChart. Ahí es donde el representante cobra mucha importancia, porque si tienes a un abuelo que tiene acceso como representante y los niños suelen irse de vacaciones con sus abuelos, esto resulta beneficioso en caso de que ocurra una emergencia mientras están de viaje, ya que tienen acceso a ese tipo de expedientes.

Entrevistador: Entiendo. Entonces, Brooke, ¿hay alguien que no pueda convertirse en representante?

Brooke Nice, RHIA, BSHIM: Sí, los hay. Las situaciones de custodia temporal no pueden tener acceso como representantes. No podemos monitorear ese tipo de accesos y, por lo tanto, no podemos permitirlos.

Entrevistador: O sea, tiene que ser una situación estable y continua en términos de tutela, ¿correcto?

Brooke Nice, RHIA, BSHIM: Sí, eso es correcto.

Jerrod Feldman, MD: Desde mi punto de vista, a menudo se trata de que atendemos a varios niños que están en el sistema de hogares temporales, y lamentablemente un padre de crianza tiene una tutela temporal y no cumpliría con los requisitos para ser representante.

Entrevistador: Entendido. Brooke, ¿podrías hablar sobre el acceso como representante de un hijo adulto y cómo puede ayudar a un padre que está envejeciendo?

Brooke Nice, RHIA, BSHIM: Claro. Un hijo adulto puede convertirse en representante de un padre mayor de dos maneras. La primera es que el padre puede entrar a su MyChart y, a través del centro de uso compartido dentro de la aplicación de MyChart, puede invitar a familiares y amigos para que sean representantes, siempre y cuando esos familiares o amigos sean mayores de 18 años. Se les envía el enlace, se registran y el proceso es bastante sencillo.

Ahora, si los pacientes son como mis padres y no se llevan muy bien con la tecnología, también podemos pedirles que completen los formularios y luego enviar ese enlace directamente al representante.

Entrevistador: Y Dr. Feldman, me pregunto, ¿con qué frecuencia se encuentra con situaciones en las que entra en juego un representante que es un hijo adulto?

Jerrod Feldman, MD: Creo que esta es una de esas situaciones en las que, sí pueden estar presentes en cosas como las citas o hablar directamente con el médico, es muy útil, pero eso no siempre es posible debido a los horarios ocupados y demás. Así que, si alguien puede ser representante y luego regresar más tarde para revisar los resultados de laboratorio con su familiar, ver la información de la visita médica o las citas de seguimiento, ese tipo de cosas, les da un acceso excelente para estar involucrados sin tener que estar físicamente presentes en todo lo que sucede. Y creo que eso es muy útil en los tiempos tan ocupados en los que vivimos hoy.

Entrevistador: Absolutamente. Y un par de cosas más. Una de ellas es que, como ustedes bien saben, gran parte de la buena atención médica hoy en día tiene que ver con la prevención, pruebas de detección y hacer las cosas antes de que sea demasiado tarde. Y parece que esto, Brooke, encaja dentro de esa categoría en cierto sentido, ¿verdad?

Brooke Nice, RHIA, BSHIM: Absolutamente. Tener acceso como representante, tal como mencionó el Dr. Feldman, hace que todo sea mucho más fluido. Cuando hay hijos adultos que tal vez viven fuera del estado, pero siguen involucrados en la atención médica de sus padres, esto les permite mantenerse al tanto de lo que está pasando con sus padres y sus proveedores, sin necesidad de estar presentes en las citas.
La información está ahí mismo, al alcance de la mano. Yo sé que cuando voy a una cita médica, incluso con mi propio MyChart, se revisa mucha información y a veces no recuerdas todo cuando sales, así que poder acceder a eso luego es de gran ayuda.

Entrevistador: Para cerrar, para ambos, ¿cuál es el mensaje principal que quieren dejarle a quienes nos acompañan hoy? Doctor.

Jerrod Feldman, MD: Creo que es muy importante poder tener acceso a parte de esta información más adelante. Las citas pueden ser un poco confusas o pueden incluir mucha información para procesar de una sola vez, y como cuidador es muy útil poder regresar y repasar esa información. De igual forma, también brinda acceso para poder comunicarse nuevamente con la oficina del proveedor.
Creo que ayuda de muchas maneras y siento que en nuestra oficina ya estamos viendo muchos de los beneficios. Aunque solo llevamos unos meses usando este sistema, ya estamos viendo un aumento en beneficios que ni siquiera habíamos anticipado.

Entrevistador: Brooke.

Brooke Nice, RHIA, BSHIM: Claro. Creo que lo más importante desde mi perspectiva, en cuanto a proteger la información del paciente, es que aunque hay formularios que se deben completar, solo se llenan una vez y eso es todo lo que se necesita. A partir de ahí, ya se tiene acceso a los expedientes médicos. En cambio, si alguien quiere obtener copias físicas de los expedientes médicos, tiene que llenar un formulario cada vez que solicita esas copias.

De esta manera, la información está al alcance de la mano. Se puede involucrar a varias personas en la atención médica y darles acceso a los expedientes sin tener que pasar por todos los otros procesos que requerimos para proteger la información del paciente. Así que el proceso se vuelve muy sencillo, aunque al principio haya que completar algunos formularios.

Entrevistador: Y para finalizar, Brooke, ya que sabes que todo esto puede resultar confuso para algunas personas, ¿cuál sería un buen punto de partida para quienes nos escuchan y dicen: “ok, estoy listo para hacer esto”? ¿A dónde pueden comunicarse para comenzar?

Brooke Nice, RHIA, BSHIM: Claro que sí. Siempre damos la bienvenida a todas las preguntas. Pueden llamar al departamento de expedientes médicos. Nuestro número de teléfono es 574-224-1140 y estamos disponibles de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:30 p.m. Estamos aquí para ayudarles a navegar este nuevo proceso.

Entrevistador: Y doctor, supongo que para usted la conclusión principal es que cualquier cosa que le ayude a enfocarse en hacer lo que mejor sabe hacer, que es ayudar y sanar, es algo positivo, ¿verdad?

Jerrod Feldman, MD: Absolutamente. Poder retener la información de la visita médica y volver a revisarla más adelante siempre es una herramienta útil que tener a la mano. Creo que una vez que los padres se sientan un poco más cómodos con esta tecnología, se volverá algo natural para ellos.

Jerrod Feldman, MD: Realmente se ha convertido en una herramienta muy beneficiosa. Podría dar muchos ejemplos de pacientes que son atendidos por varios proveedores distintos, y he podido comunicarme a través de MyChart, incluso con un especialista fuera del estado, para un paciente muy complejo. Había varios proveedores participando en la conversación y la mamá estaba incluida también, porque tenía acceso a MyChart.

Entrevistador: Y de eso exactamente es de lo que estamos hablando. De eso se trata todo esto. Bueno, amigos, esperamos que ahora estén más familiarizados con los representantes y el acceso a los expedientes médicos. Brooke, Dr. Feldman, sigan con su excelente trabajo y muchísimas gracias nuevamente.

Brooke Nice, RHIA, BSHIM: Gracias.

Jerrod Feldman, MD: Que tengan un buen día.

Entrevistador: Igualmente. Y para más información, por favor visiten woodlawnhealth.org. Si este pódcast les resultó útil, compártanlo en sus redes sociales.  Muchas gracias nuevamente por ser parte de Woodlawn Health Doc Talk.